教育局公文說明如下：
一、 本局開放申請之個人公務信箱(帳號@ms.tyc.edu.tw)為台灣谷歌公司(下稱 Google)免費提供教育單位網域申請使用，為因應自 112 年 1 月 1 日起提供本局儲存總空間限縮 100TB 容量問題，本局為優化服務正常量能，確保正當使用者權益，故修訂本案使用原則。
二、 本案規範提供使用原則，臚列如下：
(一) 個人使用空間：包括雲端硬碟、 Gmail 及相簿等。
１、 已啟用兩步驟驗證，且上次登入日期於半年內者，提供 100GB 使用空間。
２、 已啟用兩步驟驗證，且上次登入日期逾半年、未逾兩年者，提供 250MB 使用空間。
３、 已啟用兩步驟驗證，且上次登入日期逾兩年者，刪除。
４、 未註冊兩步驟驗證，且上次登入日期於半年內者，提供 50MB 使用空間。
５、 未註冊兩步驟驗證，且上次登入日期逾半年內者，刪除。
６、 離職(校)、退休或調離本局及所屬市立學校人員，於離開職務一周內刪除。
(二) 共用雲端硬碟空間：
１、 須為三人以上共同使用，且皆為本局之個人公務信箱(帳號@ms.tyc.edu.tw)，非本局信箱者僅能配以檢視者或加註者，提供 100GB 以下使用空間。
２、 名稱設定，須於前端加註學校或單位名稱，且建立者或管理者須為現職人員。
(三) 未符合上列使用規則者，本局將逕予刪除，並自本（ 111 ）年 12 月 25 日起實施。
